Принципы работы подсистемы «1С: Электронный документооборот» (1С: ЭДО)
С недавнего времени в России стал возможен обмен важными юридическими и бухгалтерскими документами через специальные электронные системы. Система электронного документооборота 1С практически полностью исключает необходимость обмена документами на бумажных носителях. Таким способом можно передавать контрагентам (или получать от них) счета-фактуры, накладные, счета и другие документы.
В чём преимущества электронного документооборота?
- Низкая трудоёмкость: формирование, подписание и отправка документа осуществляется по одному клику;
- Используется любой сертификат ЭЦП, признаваемый ФНС;
- Входящие документы формируются автоматически, нужно только их провести в системе.
Для сотрудников предприятия программа «1С: Электронный документооборот» даёт следующие преимущества.
- Во-первых, значительно сокращаются затраты, главным образом за счёт того, что мало тратятся расходные материалы, отпадает надобность почтовых пересылок и ведения архивов.
- Во-вторых, бухгалтерия больше не будет исправлять ошибки ручного ввода или искать в архивах те или иные документы. Отдел продаж, в свою очередь, сможет выставлять счета на оплату (причём, оригиналы) по электронной почте, без какого бы то ни было участия бухгалтерии.
- И, в-третьих, администрация предприятия получит возможность согласовывать и подписывать документацию, находясь в любой стране мира.
Общая схема работы с программой «1С: Электронный документооборот» выглядит следующим образом:
Продавец добавляет участника обмена в своей системе. По каждому участнику показывается статус подключения, формат файлов и версия ЭДО.
Кнопка «ЭД» становится активной. Теперь Продавец готовит документы по продаже нажатием кнопки «Сформировать, подписать и отправить». Здесь же расположены функции «Отправить повторно» или «Создать новый электронный документ».
Система ЭДО передаёт документы операторам, а они отправляют их контрагенту продавца.
Покупатель получает документы и проводит их в своей системе, нажав на кнопку «Провести». Полученные документы сформируются в его системе автоматически.
Проследить статус всех электронных документов («Получен», «утверждён», «отклонён» и т.д.) можно в архиве ЭДО.
Многие компании уже оценили всю степень удобства программного продукта 1С Электронный документооборот. А Ваша компания в их числе?