Особенности системы электронного документооборота в 1с
ЭДО – электронный документооборот – произвёл настоящую революцию в работе многих предприятий: больших и малых. Заваленные документами рабочие столы уже постепенно уходят в прошлое, пропуская вперёд эту передовую систему, призванную навсегда решить проблемы бумажного документооборота.
Система электронного документооборота – это автоматизированная система, предоставляющая определённому кругу пользователей возможности по упрощению оформления документов и ускорению их внутрифирменного движения.
Сложно переоценить значение электронной документации: она быстро оформляется, не теряется, строго упорядочена и отвечает всем требованиям делопроизводства. Одна из самых распространённых систем внедрения электронного документооборота – программа «1С: Документооборот», созданная для технологической платформы «1С: Предприятие 8». Рассмотрим систему электронного документооборота на её примере.
Данная программа имеет массу возможностей учёта и хранения документов, работы с ними, в частности:
- Регистрация всех документов, как входящих, как и исходящих;
- Учёт обращений граждан и персональных данных сотрудников;
- Работы с любыми типами документов, от текстовых форматов, до видео- и аудиофайлов;
- Регистрация внутренней документации: служебных записок, инструкций и т.д.;
- Создание каталогов документов и мн. др.
В программе предусмотрены режимы просмотра и редактирования, создания черновиков и утверждения документов, внедрён быстрый поиск и возможность создавать цепочки взаимосвязанных документов. Разве можно всё это осуществить на бумажных носителях? Отчасти, можно. Но процесс этот будет слишком трудоёмким и долгим. Как показала многолетняя практика, документы на бумажных носителях требуют гораздо больших затрат, как денежных, так и материальных. Стоит ли говорить о том, что «бумажный» документооборот тормозит работу всего офиса?
Взять, к примеру, потерю документов – очень часто встречающуюся проблему. Кажется, даже целые стопки папок не спасают от потери важных документов, например, счетов-фактур. Такая проблема порождает ряд новых проблем: документ необходимо правильно восстановить, зарегистрировать и т.д. Тем временем, бухгалтерия не может принять НДС к вычету и осуществить ряд других операций. С электронным документооборотом такие проблемы исключены, ведь главная их особенность – сохранность информации.
В системе электронного документооборота документы не просто хранятся в электронном виде. Они защищены от несанкционированного доступа и редактирования. Работать с документами могут только те пользователи системы, которым это разрешено.
Стоит сказать, что большинство систем электронного документооборота работают по одному и тому же принципу: электронный документ создаётся в компьютерной базе и подписывается электронной подписью. На это обратим особое внимание. Электронная подпись это, по сути, аналог собственноручной подписи должностного лица.
На практике это означает, что даже не имея возможности вручную подписать какой-либо документ, руководитель компании может войти в систему и подтвердить подлинность и целостность этого документа. Видов электронных подписей очень много, наиболее популярен вариант хранения закрытого ключа электронной подписи на USB-брелке.
Программа 1С: Документооборот - яркий пример того, как повысить эффективность работы офиса при минимальных затратах. Она отлично интегрируется с другими продуктами 1С, создавая единую для всего предприятия систему электронного документооборота.
Компания «Софтрум» рада помочь Вам в покупке программы 1С: Документооборот 8 и её внедрении на Вашем предприятии.