Главная » Программы 1С » 1С программы документооборот » 1С ДОКУМЕНТООБОРОТ 8
1С ДОКУМЕНТООБОРОТ 8
При покупке Вам предоставляется БЕСПЛАТНО:
36 000 руб.
Отправить заявку
Регистрация внутренних документов
Для учета, хранения и работы с официальной документацией предприятия предназначен справочник «Внутренние документы». В нем, например, могут обрабатываться организационно-распорядительные или нормативно-справочные документы.
Внутренние документы сохраняются в папках, структура которых может формироваться по организационному устройству компании или по типам содержащихся в них документов. На каждую папку для пользователей может устанавливаться ограничение на различные операции по работе с ней: на чтение, добавление, редактирование или удаление.
Внутренний документ в 1С Документооборот 8 проходит следующие стадии обработки:
- создание;
- согласование;
- утверждение;
- исполнение;
- направление в дело.
В состав внутреннего документа могут входить один или несколько файлов произвольного формата. Такие файлы могут также, как и простые документы, коллективно редактироваться, версионироваться, участвуют в полнотекстовом поиске. Предусмотрена генерация регистрационных номеров, поддающаяся настройке. Каждому внутреннему документу соответствует учетно-регистрационная карточка.
Регистрация входящих и исходящих документов
В программе предусмотрен учет и регистрация входящей и исходящей корреспонденции. 1С Документооборот 8 автоматически генерирует сквозные регистрационные номера по сложным правилам. Вся регистрация документов осуществляется согласно ГОСТ, типовых инструкций и традиций российского делопроизводства.
При регистрации документов происходят следующие процессы:
- автоматическая процедура рассмотрения документов и постановки их на контроль;
- извещение исполнителей;
- контроль над регламентированными сроками исполнения документов;
- подготовка отчетов поступления и исполнения документов, отчета по просроченным документам.
Каждому документу соответствует учетно-регистрационная карточка. Входящие и исходящие документы автоматически увязываются в цепочки переписки. Эту цепочку можно увидеть как в карточке любого входящего или исходящего письма, так и непосредственно из карточки корреспондента. Также возможна регистрация входящих и исходящих писем, адресаты которых не юридические лица, а граждане.
В программе возможно осуществлять настройку дополнительных реквизитов по входящим и исходящим документам без остановки работы системы. Наборы дополнительных реквизитов заданы с разделением по видам документов. Карточку любого из документов можно настроить таим образом, чтобы она представляла исключительно необходимый состав стандартных и дополнительных реквизитов.
Работа с файлами
Файлы образуются в результате учета, хранения и обработки текущей информации, возникающей в повседневной деятельности предприятия – проектные файлы, черновики, калькуляции, результаты обсуждений и совещаний, исследования, файлы систем проектирования, комментарии, библиотечно-справочные материалы и т.п.
В 1С Документооборот 8 возможна работа с файлами всех типов. Можно создавать файлы из шаблонов, что позволяет стандартизировать документооборот и упростить подготовку типовых документов работниками предприятия.
В программе возможно создание файлов не только по шаблонам, но и автоматическая загрузка в систему уже накопленных файловых архивов.
Все файлы сохраняются в структуре папок. Структура папок может формироваться по-разному:
- По организационной структуре предприятия (администрация, сервисная служба, бухгалтерия).
- По тематике файлов (планы, исследования, калькуляции, рекламные материалы, проектные документы и пр.).
- По уровню доступа (конфиденциальные, общие).
- По другим признакам.
Хранение и права доступа
В 1С Документооборот 8 все внутренние документы и файлы хранятся в структуре папок, наделенных правами доступа. Администратор или уполномоченный на это пользователь может установить для каждой из папок разные права доступа как для пользователей, так и для групп пользователей. При этом права доступа родительской папки распространяются на все дочерние папки.
Устанавливаться могут разрешающие и запрещающие права, что помогает проводить актуальную политику безопасности.
Права доступа зависят также от вида документа, грифа на нем, принадлежности пользователя к каким-либо группам корреспондентов и физических лиц.
Сканирование
В программе реализована возможность загрузки любых документов и файлов со сканеров всех типов, которые поддерживают интерфейс TWAIN. Осуществляется автоматическая генерация имен файлов при сканировании.
Электронная почта
Любой из документов или файлов можно отправить из программы по электронной почте. Также возможна загрузка входящих и внутренних документов в 1С Документооборот 8 из электронной почты.
Просмотр, редактирование, контроль версий
1С Документооборот 8 для просмотра и редактирования документов и файлов применяет приложения, установленные на пользовательских локальных компьютерах.
Ежедневная работа с файлами совершается непосредственно на «рабочем столе». При этом пользователь просматривает список редактируемых файлов и невыполненных задач, также в программе предусмотрена настройка «рабочего стола», можно удалить, добавить или поменять местами его элементы.
Программа предоставляет доступ работников к файлам для просмотра и редактирования. При этом конфликты, которые возникают при одновременном редактировании документа, исключаются при помощи механизма блокировки файлов.
В момент сохранения изменений в информационной базе формируется новая версия файла с указанием автора, даты, времени его создания.
Прямо из карточки файла можно просмотреть список версий, убрать ненужные, поменять текущую версию. Версии файлов популярных форматов (doc, Html, Rtf, txt, odt) могут сравниваться средствами Microsoft Word и OpenOffce, OrgWriter.
Бизнес-процессы и работа пользователей
В программе 1С Документооборот 8 общая совместная работа с документами организована в следующих бизнес-процессах:
- Рассмотрение: документ направляется на рассмотрение руководителю и уже с его резолюцией возвращается обратно к автору;
- Исполнение: документ направляется на исполнение по списку пользователей и контролеру для наблюдения над исполнительской дисциплиной; один из пользователей также может назначаться ответственным исполнителем;
- Согласование: документы передаются на согласование указанными респондентами и затем возвращаются к инициатору для ознакомления с итогами согласования;
- Утверждение: документ передается к ответственному лицу на утверждение и возвращается к автору для ознакомления с результатом;
- Регистрация: документ направляется к секретарю, который присваивает регистрационный номер, проставляет печать и отправляется корреспонденту;
- Ознакомление: документ рассылается пользователям по списку для ознакомления;
- Поручение: этот бизнес-процесс позволяет выдавать поручения работникам и проверять их исполнение.
В программе реализована возможность назначать задачу не только определенному исполнителю, но и ролям. Например, документ можно направить роли «директор», программа автоматически доставит его тому, кто в данный момент выступает в этой роли. Чтобы сохранить жесткую маршрутизацию можно использовать настройки шаблонов маршрутов бизнес-процессов по каждому из видов документов.
Бумажное делопроизводство
1С Документооборот 8 поддерживает ведение бумажного делопроизводства: учет номенклатуры дел, выбытие исполненных документов в дела, оформление журнала передачи документов работникам, распечатка бланков необходимых для организации бумажного делопроизводства.
Учет рабочего времени и контроль исполнения
В программе 1С Документооборот 8 предусмотрена каждодневная отчетность работников, включающая в себя сведения о виде, содержании и продолжительности работ. На базе этих данных можно формировать различные отчеты о затратах времени работников с разделением по видам работ, подразделениям и периодам. Также реализовано автоматическое заполнение каждодневного отчета при выполнении однотипных задач.
Программа 1С Документооборот 8, разработанная на современной платформе 8.2 предназначена для автоматизации документооборота организации.
С помощью программы 1С Документооборот 8 можно:
- упорядочить работу с документами, а также исключить возможность потери информации;
- сократить трудозатраты на поиск необходимой информации и время обработки документов;
- 1С Документооборот 8 автоматизирует учет документов, взаимодействие сотрудников, контроль и анализ исполнительской дисциплины:
- Безопасное хранение документов,
- Доступ в программу с учетом прав пользователей,
- Регистрация и контроль, просмотр и редактирование входящих и исходящих документов,
- Работа с множеством типов документов: текстами, графическими файлами, файлами аудио и видео, архивами и многими другими,
- Полноценный поиск документов по содержанию,
- Коллективная работа с возможностью утверждения и контроля исполнения документов,
- Автоматизированная загрузка документации из электронной почты или через сканер,
- Учет рабочего времени сотрудников.
Каждому документу соответствует учетно-регистрационная карточка. Ее реквизиты соответствуют ГОСТу Р 6.30-2003, требованиям ГСДОУ и российским традициям делопроизводства.
Подробнее о возможностях программы Вы можете прочитать на вкладке "Описание" или заказать бесплатную презентацию. По вопросам приобретения или демонстрации программы 1С Документооборот 8 звоните по телефону (495) 649-64-19 или оставьте заявку.
заявка отправлена
Наш менеджер свяжется с вами в ближайшее время!
Спасибо за выбор нашей компании!